Privacyverklaring Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl (VDO) vastgesteld in de VDO ledenvergadering op 25-01-2019

1. De wet
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:
– Toestemming voor het verwerken van de gegevens
– Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
– Beveiligen van de gegevens
– Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens
– Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2. De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens
Secretaris Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl ( info@oldenzijl.nl)

3. Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt
De Secretaris Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl verwerkt gegevens van: leden, vrijwilligers, gebruikers, incidentele huurders en medewerkers van samenwerkende organisaties. De gegevens die in ieder geval bewaard worden zijn: voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
Mogelijk aanvullende gegevens: bankrekening/IBAN nummer, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), geboortedatum en functie (indien van toepassing), worden bewaard mits deze worden doorgegeven door betrokkenen. Zie ook de gegevensmatrix in de bijlage van dit document.

Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:
– toestemming: de betrokkenen worden gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
– overeenkomst: met vaste vrijwilligers, gebruikers en/of huurders kunnen contracten/overeenkomsten worden opgesteld om afspraken over o.a. eventuele vergoedingen, werkzaamheden, data, termijnen, prijzen, huisregels enz. vast te leggen.

De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor ledenadministratie (jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage), het sturen van een attentie voor geboorten, ziekte en andere bijzondere gelegenheden, aanvraag voor VOG, declaraties of openstaande (bar)rekeningen en andere administratieve handelingen. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk, dorp en/of vereniging gerelateerde onderwerpen.

4. Toestemming
Bij aanmelding als lid, vrijwilliger, huurder of gebruiker, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze vereniging vragen wij om akkoord te gaan met deze privacyverklaring.
Door akkoord te gaan met deze privacyverklaring geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden.
Vanaf 26 januari 2019 vragen wij van alle betrokkenen wiens gegevens wij bewaren expliciet om toestemming. Iedereen die geen toestemming geeft zullen wij verwijderen uit onze bestanden en kan dan geen lid, vrijwilliger, stagiaire, gebruiker of huurder van en bij Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl.

5. Bescherming van de persoonsgegevens
De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.
De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.
Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:
– zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl en/of in Dorpshuis Lutje Brussel doet, langdurig of incidenteel
– zolang de betrokkene een ruimte huurt in Dorpshuis Lutje Brussel
– zolang de betrokkene samenwerkt met mensen van Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl
– zolang de betrokkene in contact met mensen van Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

7. Verwerking van persoonsgegevens
Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:
– Microsoft Excel (leden administratie)

– Roundcube webmail (mailing)
– Boekhoud programma (financiële administratie)
– WordPress (website)

8. Beeldmateriaal
Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, alleen met expliciete toestemming van betrokkenen, gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website, sociale media en dorpskrant.
Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

9. Rechten van de betrokkene
De betrokkene heeft recht om:
– eigen gegevens in te zien
– eigen gegevens te laten wijzigen
– vergeten te worden
– geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
– eigen gegevens over te dragen aan derden
– toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken

De betrokkene kan bij de Secretaris van Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.
Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl.
Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Datalekken
Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij de Secretaris van Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl.

11. Wijzigingen privacyverklaring
Vereniging Dorpsbelangen Oldenzijl behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd te verkrijgen bij de secretaris en te raadplegen via de website www.oldenzijl.nl.